Kurzbeschreibung

 
1. Das Zeiterfassungsprogramm "Gleit-Zeit.de" steht als Freeware mit offen gelegtem Quellcode ("open source") kleineren und mittelständigen Unternehmen sowie freiberuflichen Praxen kostenlos zur Verfügung. Es bietet zuzüglich eine Projektzeitenerfassung und -auswertung.

2. Der obere Rahmen besteht aus drei Teilen und ist bei allen Aktivitäten sichtbar. In der Kopfzeile kann das Mittelfeld "Test 4711" durch den Namen des Unternehmens über EXTRAS / TITELFELD ersetzt werden. In der roten Navigationsleiste finden Sie die einzelnen Aktivitäten, auf die zuerst gedrückt werden muss, damit im Programm etwas passieren soll (Ausnahme: Quicklogin). Die dritte Zeile stellt die Statuszeile dar, die insbesondere Hinweise bei weiterführenden Aktivitäten gibt sowie ein Qicklogin / out ermöglicht, wenn dies unter EXTRAS eingerichtet ist.

3. Im unteren Rahmen sieht man im Regelfalle in drei Spalten mit jeweils drei weiteren Unterspalten
a) die Namen,
b) die Zeit der letzten Aktivität (ANFANG / ENDE) sowie
c) die aufgelaufene Zeit (=Status-Tabelle im lfd. Monat). Unmittelbar unter dieser Tabelle befindet sich das Logbuch, das jede einzelne Aktivität unmanipulierbar dokumentiert.

4. Bei Mitarbeitern bis rund 50-60 Personen ist im unteren Rahmenbereich sowohl die Statustabelle als auch die Primanota mir der jeweils zuletzt dokumentierten Aktivität sichtbar. Die Zahl der Mitarbeiter ist auf insgesamt 999 Mitarbeiter begrenzt; allerdings sind dann schnelle Rechner erforderlich, weil sonst die Geschwindigkeit stark abnimmt. Das Erweitern oder die Kürzung der Anzahl von Namensfeldern erfolgt über EXTRAS / NAMENSFELDER.

5. Das Programm kann stand-alone (Regelfall) oder online (insb. in der Testphase) genutzt werden.

6. Die Namensfelder sind in der Internet-Testversion alle mit Passwort = Namen vorbesetzt (Im Administrationsbereich lautet der vorgegebene Benutzername "Test" sowie das Passwort generell "4711"). Groß- und Kleinschreibung werden nicht unterschieden.

7. Im Regelfall wird das Programm stand-alone auf einem PC (am besten Laptop, der nur für diesen Zweck verwendet wird) eingerichtet. Hierzu wird der "Internet Explorer" als Oberfläche benutzt. Damit das Programm beim Starten automatisch hochfährt, sind drei Voraussetzungen erforderlich:
  1. Auf dem lokalen Rechner müssen sich die Programme befinden: Apache, PHP, MySQL-Server (alle 3 Programme sind im Internet kostenlos herunterladbar) sowie das Programm "Gleit-Zeit.de" (s. Navigationspunkt "EXTRAS/DOWNLOAD").
  2. Es muss bei den Startdateien angegeben werden: winmysqladmin.exe, SQL-Server.
  3. Es muss im Internet-Explorer als Startseite über EXTRAS-STARTSEITE angegeben sein "http://localhost". 8. Für Testzwecke kann das Programm im Internet unter www.gleit-zeit.de getestet werden. Bitte beachten Sie aber, dass die Zeiten im Internet für die Realisierung von Aktivitäten ein Vielfaches langsamer sind als im lokalen Betrieb.

9. In wichtigen Bereichen ist das Programm Internet-basiert. Die Gründe liegen in Folgendem:
  1. SICHERUNGS-FUNKTION: Die dokumentierten Daten sind zu sichern; dies erfolgt extern auf einem Server. Dies kann unter einer bereits bestehenden Domain mit freier Speicherkapazität oder aber (am besten) auf einem separaten FTP-Server erfolgen.
  2. KONSOLIDIERUNGS-FUNKTION: Im Internet können verschiedene Gleit-Zeit-Erfassungseinheiten (z.B. in Filialen oder Arbeitstätten eines Unternehmens) zusammengefasst werden. Die Konsolidierung dieser Daten erfolgt auf dem externen Server und ist Internet- basiert.
  3. KONTROLL-FUNKTION: Die Speicherung extern über Internet ist für eine Person, die über die Zugangsdaten verfügt (Unternehmungs-Leitungsebene) von jedem Ort der Welt möglich ("online-view"); ebenso ist ein Einblick über den aktuellen Stand der Zeiterfassung möglich.
  4. AKTUALISIERUNGS-FUNKTION: Bei einer (optionalen) Datensicherung über INTERNET kann gleichzeitig optional ein Systemzeitabgleich ebenfalls via INTERNET bewirkt werden. Künftige Updates sind ebenfalls Internet-basiert.


10. Das Programm ist die auf Zeiterfassung ausgerichtet; die Gleitzeit-Abrechnung erfolgt auf einem vorbereiteten Formular unter Zuhilfenahme von Zahlen des Programms (siehe "+/-" in der Naviagationszeile). Diese Abrechnungen können ebenfalls in der Datenbank gespeichert und über LISTEN ausgewertet werden.
11. Das Programm ist Monats-basiert, d.h, jeden Monat wird der Zeitzähler eines jeden Namenfeldes auf 0:00 gestellt, die entsprechende Datei geschlossen und abgelegt sowie das Namenfeld auf grau gestellt. Es sind für bis zu 24 Dateien früherer Monate im Zugriff möglich.
Auf der Jahresliste ergeben sich die Werte der 12 letzten Monate ab dem individuell eingebenden Monat. Das Programm ist manipulationssicher; selbst durch den Administrator sind insbesondere keine Eingriffe in das Logbuch möglich.

12. Im Statusfeld bedeuten:
graue Farbe: im lfd. Monat noch nicht aktualisiert
grüne Farbe: anwesend (eingecheckt)
rote Farbe: abwesend (ausgecheckt)
gelbe Farbe: Urlaub
violette Farbe: Krank

13. Der Status KRANK und und der Status URLAUB können von jedem Mitarbeiter ohne Passwort eingegeben werden; sie sind auf der jeweiligen Mitarbeiterliste dokumentiert. Der Status "KRANK" ist jeden Tag neu einzugeben. Der Status "Urlaub" bleibt für die Folgetage automatisch aktiviert.

14. Zur Dokumentation besonderer Zeiten (Seminarbesuch, Überstunden etc.) gibt es ein Navigationsfeld "TEXT", welches die Zahlen nicht verändert, gleichwohl auf der Mitarbeiterliste dokumentiert ist.

15. In der Statuszeile befindet sich links ein Datum nebst Uhrzeit, welches den letzten Sicherungsstand wiedergibt. Die Datensicherung selbst kann individuell gestaltet werden, (z.B. stündlich, 6- stündlich, 12-stündlich usw.); vgl. EXTRAS / DATENSICHERUNG).

16. Die Angaben zur Pausenregelung, Feiertage usw. sind optional einstellbar unter "EXTRAS".

17. "Test 4711": Dieses Titelfeld bezeichnet in der Demo-Version den Benutzernamen (test) bzw. das Passwort (Exit) und kann unter EXTRAS / Mittelfeld individuell abgeändert oder gelöscht werden.

18. Durch den offenen Quellcode ist sicher gestellt, dass das Programm virenfrei ist und keine Spyware enthält; dies wird auch von den Domain-Inhaber garantiert. Eine Garantie für die Zuverlässigkeit des Programms im Übrigen kann, zumal es sich um eine Freeware handelt, nicht gegeben werden. Das Programm hat seine Zuverlässigkeit im langfristigen Praxistest bestanden.

19. Erläuterung der Navigationszeile

ANFANG: Durch Eingabe des Namens (es genügt durch Mausklicken auf das Namensfeld, dann "TAB" und Eingabe des Passwortes (auch Admin-Passwort!) wird die Anfangszeit dokumentiert und das Namensfeld grün.
ENDE: Durch Eingabe des Namens (es genügen die ersten Buchstaben) oder durch Mausklicken auf das Namensfeld, dann "TAB" und Eingabe des Passwortes wird die Anfangszeit dokumentiert und das Namensfeld rot.
EXTRAS: Es ergeben sich individuelle Anpassungen u.a. in folgenden Bereichen: Der Zugang ist Passwort-geschützt und dem Administrator vorbehalten.
FAQ: (frequently asked questions) In der Übersicht ergibt sich ein schneller Zugang zum Programm durch Fragen und Antworten im Zusammenhang.
INFO: Hier werden neben dem Impressum allgemeine Informationen zum Programm und benutzerorientiert für das Unternehmen ungeschützt zur Verfügung gestellt.
KRANK: Durch Eingabe des Namens (es genügen die ersten Buchstaben) oder durch Mausklicken auf das Namensfeld, dann "TAB" und Eingabe des Passwortes wird die Anfangszeit dokumentiert und das Namensfeld VIOLETT.
LISTEN: Hier werden insgesamt zwölf unterschiedliche Listen ausgegeben, z.B.: Mehrmonatsstatistiken, Gleitzeit-Abrechnungen, Projekt-Abrechnungen
NAMEN: Hier können der Name und das Passwort individuell (im Rahmen der Überschreibungsfunktion) geändert werden.
RESET: Hier wird die Datenbank zurückgesetzt. Nur verfügbar, wenn im ADMIN eingeschaltet.
TEXT: Hier wird ein individueller Text, der später auf der Mitarbeiter-Liste des Mitarbeiters als LOGBUCH-Auszug vermerkt wird, dokumentiert.
URLAUB: Durch Eingabe des Namens (es genügen die ersten Buchstaben) oder durch Mausklicken auf das Namensfeld, dann "TAB" und Eingabe des Passwortes wird die Anfangszeit dokumentiert und das Namensfeld gelb.
+/-: steht für "GLEITZEITABRECHNUNG". Ausgehend von der "Eingescheckten Zeit" lt. Logbuch (diese kann nicht durch Eingriff in die Datenbank nachträglich verändert werden), wird zunächst die IST-Arbeitszeit und danach die SOLL-Arbeitszeit rechnerisch ermittelt. Der Differenzbetrag ergibt die Summe der Plus-/Minusstunden. Alle Ergebnisse einschließlich Zwischenschritte können danach in die Datenbank eingegeben werden und führen zu aussagekräftigen Auswertungen (s. "LISTEN").
"HOME": Bei HOME wird der Standard-Bildschirm je nach Konfiguration im Admin-Bereich wiederhergestellt.